ADMINISTRASI & SUPERVISI PENDIDIKAN 3

DASAR-DASAR ADMINISTRASI PENDIDIKAN

1. Pengertian Administrasi pendidikan

Administrasi dalam pengertian secara harfiah,kata “administrasi”berasl dari bahasa latin yang terdiri atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan kata ministrare sam artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti”melayani,membantu dan mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti pula”mengatur,memelihara dan mengarahkan”.

Jadi kata”administrasi” secara harfiah dapat di artikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan.(Purwanto:1:2007)

Administrasi dalam pengertian yang sempit yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan ruti catat-mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-menyurat dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.

Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Jadi,didalam proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.

Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga dapat diartikan sebagai berikut :

“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersam yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien”.

Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok, yaitu :

1. Administrasi merupakan kegiatan atau kegiatan manusia
2. Rangkaian kegiatan itu marupakan suatu proses/pengelolaan dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu bersifat dinamis
3. Prose situ dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi
4. Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
5. Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat dicapai secara efektif dan efisien.(Tsauri:2:2007)

2. Fungsi Administrasi Pendidikan

Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan,kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat. Untuk menadapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsitersebut di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.

a. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan salh satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai

2. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan

3. Mengumpulkan daa dan informasi-informasi yang diperlukan

4. Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan

5. Merumuskan bagimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan

Syarat-syarat perencanaan

Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan :

1. perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas

2. bersifat sederhana, realistis dan praktis

3. terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan dijalankan

4. memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu

5. terfdapat perimbangan antara bermaca-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing-masing

6. diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya

7. diusahakan agar sedapat mengkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasiatau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalannyapenyelesaian.

Jadi, perencanaan sebagai suatu fungus administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“perencanaan(planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksu-maksud dan tujuan pedndidikan”.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapatadanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harfmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapandan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dlam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan penglaman,bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tigas tersebut.

Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan”.

c. Pengkoordinasian (Coordinating)

Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.

Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selarfas dengan anggota dalam usaha mencapai tujuan. Usayha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara,seperti:(a)melaksanakan penjelasan singkat (briefing);(b)mengadakan rapat kerja;(c) memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis,dan (d) memberikan balikan tentang hasil sutu kegiatan.(Soetjipto:137:2004)

Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagi berikut :

“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pkiran, teknikk-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.

d. Komunikasi

Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sanat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis.

Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.

Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.

Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”.

e. Supervisi

Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervise. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.

Jadi, fungsi supervisi yang terpentig adalah :

1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang diperlukan

2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.

Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“supervise sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk menentukan komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan menjamin tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.

f. Kepegawaian (Staffing)

Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel.

Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan.

g. Pembiayaan

Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi.

Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain :

1. perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan

2. dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan

3. bagaimana penggunaanya

4. siapa yang akan melaksanakannya

5. bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya

6. bagaimana pengawasannya,dll.

h. Penilaian (Evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.

Dengan mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.(Purwanto:15-22:2007)

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :

1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja , pekejaan tersebut berhasil

2. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien

3. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak

4. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.(Soetjipto:138:2004)

Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.

3. Tujuan Administrasi Pendidikan

Tujuan adminitstrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan.

Sergiovanni dan carver (1975) (dalam burhanuddin:2005) menyebutkan empat tujuan administrasi yaitu:

1. efektifitas produksi
2. efesiensi
3. kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes)
4. kepuasan kerja

keempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah. Sebagai contoh: sekolah mempinyai fungsi untuk mencapai efektivitas produksi, yaitu menghasilkan lulusan yang sesuai dengan tuntutan kurikulum. Dalam pencapaian tujuan tersebut harus dilakukan usaha seefisien mungkin, yaitu menggunakan kepuan dana, dan tenaga seminimal mungkin,tetapi memberikan hasil sebaik mungkin, sehingga lulusan tersebut dapat melanjutkan ketingkat berikutnya dan dapat menyesuaikan dirinya dengan lingkunganya yang barudan selanjutnya lulusan ini akan mencari kerja pada perusahaan yang memberikan kepuasan kerja kepada mereka.

4. Ruang Lingkup (Bidang Garapan) Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan mempunyai ruang lingkup/bidang garapan yang sangat luas. Secara lebih rinci ruang lingkup adcministrasi pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Administrasi tata laksana sekolah

Hal ini meliputi :

1. Organisasi dan struktur pegawai tata usaha

2. Otorosasi dan anggaran belanja keuangan sekolah

3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personel sekolah

4. Masalah perlengkapan dan perbekalan

5. Keuangan dan pembukuannya

b. Administrasi personel guru dan pegawai sekolah

hal ini meliputi :

1. Pengangkatan dan penempatan tenaga guru

2. Organisasi personel guru-guru

3. Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru

4. Rencana orientasi bagi tenaga guru yang baru

5. Inservice training dan up-grading guru-guru

c. Administrasi peserta didik

Hal ini meliputi :

1. Organisasi dan perkumpulan peserta didik

2. Masalah kesehatan dan kesejahteraan peserta didik

3. Penilaian dan pengukuran kemajuan peserta didik

4. Bimbingan dan penyuluhan bagi peserta didik (guidance and counseling)

d. Supervisi pengajaran

Hal ini meliputi :

1. Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru dan pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing sebaik-baiknya.

2. Usaha mengembangkan, mencari, dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik

3. Mengusahakan cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran.

e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum

Hal ini meliputi :

1. Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran

2. menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta materi-materi, sumber-sumber dan metode-metode pelaksanaanya, disesuaikan dengan pembaharuan pendidikan dan pengajaran serta kebutuhan mesyarakat dan lingkungan sekolah

3. kurikulum bukanlah merupakan sesuatu yang harus didikuti dan diturut begitu saja dengan mutlak tanpa perubahan dan penyimpangan sedikitpun. Kurikulum meripakan pedoman bagi para guru dalam menjalankan tugasnya.

f. Pendirian dan perencanaan bangunan sekolah

Hal in meliputi :

1. Cara memilih letak dan menentukan luas tanah yang dibutuhkan

2. Mengusahakan, merencanakan dan menggunakan biaya pendirian gedung sekolah

3. Menentukan jumlah dan luas ruangan-ruangan kelas, kantor, gudang, asrama, lapangan olah raga,dan sebagainya.

4. Cara-cara penggunaan gedung sekolah dan fasilitas-fasilitas lainyang efektif dan produktif, serta pemeliharaannya secara kontinyu.

5. Alat-alat perlengkapan sekolah dan alat-alat pelajaran yang dibutuhkan

g. Hubungan sekolah dengan masyarakat

Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah-sekolah lain, hubungan sekolah dengan instansi-instansi dan jawsatan-jawatan lain dan hubungan sekolah dengan masyarfakat pada umumnya. Hendaknya semua hubungan itu merupakan hubungan kerjasama yang bersifat pedagogis, sosiologis dan produktif yang dapat mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi kedua belah pihak.

Dari apa yang telah diuraikan di atas, ruang lingkup yang tercakup di dalam administrasi pendidikan dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Administrasi material,yaitu kegiatan administrasi yang menyangkut bidang-bidang materi/benda-benda seperti :ketatausahaan sekolah, administrasi keuangan, dan lain-lain.
2. Administrasi personel,mencakup didalamnya administrasi personel guru dan pegawai sekolah, dan juga administrasi peserta didik.
3. Administrasi kurikulum,yang mencakup didalamnya penyusunan kurikulum, pembinaan kurikulum, pelaksanaan kurikulum, seperti pembagian tugas mengajar pada guru-guru, penyusunan silabus,dan sebagainya.(Tsauri:13-16:2007)

5. Prinsip-prinsip Administrasi Pendidikan

Prinsip merupakan sesuatu yang di buat sebagai pegangan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Diantara prinsip-prinsip administrasi pendidikan antara lain :

1. Adanya sumber daya manusia (SDM) atau sekelompokmanusia (sedikitnya dua orang) untuk ditata
2. Adanya tiugas/fungsi yang harus dilaksanakn maksudnya ada sebuah kerjasama dari sekelompok orang
3. Adanya penataan/pengaturan dari kerjasama tersebut
4. Adanya non manusia seperti peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dan yang harus ditata
5. Adanya tujuan yang hendak di capai bersama dari kerjasama tersebut.(Purwanto:2007)

Ada sebuah prinsip-prinsip administrasi yang menyinggung organisasi, diantara prinsip-prinsip tersebut adalah :

1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Tiap anggota dapat memahami dan menerima tujuan tersebut
3. Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan dan pikiran
4. Adanya kesatuan perintah (Unity of command); para bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung dari padanya menerima perintah atau bimbingan dan kepada siapa ia harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaannya.
5. Koordinasi tentang wewenang dan tanggung jawab, maksudnya ada keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota
6. Adanya pembagian tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian dan bakat masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerjasama yang harfmonis dan kooperatif.(Tsauri:22:2007)